Berita Pilihan

Rabu, 26 Feb 2020, 11:24:30 WIB - 219 |

Painan – Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Pesisir Selatan hadir mengunjungi Radio Langkisau 91.2 FM, dan membahas mengenai arsip yang harus ditaati sebagai seorang administrator dan Aparatur Sipil Negara. Dra. Nurdahyelni selaku Kasi Pengembangan SDM dan Bina Lembaga Kearsipan, bersama stafnya, Rizki Silvia, S.Hum. Sebagai permulaan, Nurdahyelni menjelaskan pengertian arsip agar masyarakat Pesisir Selatan dapat lebih mengenal arsip, pada selasa (25/02)

“ Secara umum, arsip adalah pengelolaan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi yang memiliki nilai kegunaan dengan teratur dan terencana baik itu arsip yang dibuat maupun diterima, agar mudah ditemukan kembali jika diperlukan. Sistem kearsipan yang diselenggarakan secara optimal akan memperlancar kegiatan dan tujuan lembaga, organisasi, badan maupun perseorangan.” Jelas Nurdahyelni.

Kembali lagi dia menjelaskan secara lebih jelasnya, sebuah arsip adalah sebuah catatan untuk memberikan informasi yang dibutuhkan oleh masyarakat, terutama informasi yang bersifat kegiatan, autentik, informasi penting, dan pastinya bersifat legal. Informasi berupa dokumen yang disebut sebagai arsip legal adalah dokumen yang memiliki tanda resmi seperti tanda tangan, dan stempel dari suatu instansi. Sementara itu Silvia menjelaskan fungsi arsip, yang secara umum memiliki fungsi sebagai penunjang aktifitas administrasi, alat pengambil keputusan, sebagai bukti pertanggungjawaban, sumber informasi, dan terakhir sebagai wahana komunikasi. Namun, arsip juga memiliki dua fungsi, diantaranya fungsi primer dan fungsi sekunder.

“ Dilihat dari fungsinya, ada dua fungsi arsip. Diantaranya fungsi sekunder, dan fungsi primer. Fungsi primer adalah fungsi yang didasarkan pada kepentingan pencipta arsip tersebut sebagai penunjang saat tugas sedang berlangsung maupun setelah kegiatan selesai, baik itu oleh lembaga/instansi pemerintah, swasta, maupun perorangan. Sementara untuk fungsi sekunder adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan bukan untuk pencipta arsip melainkan bagi kepentingan lembaga/instansi pemerintah, swasta, perorangan dan juga kepentingan umum lain sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban. Nilai guna skunder meliputi nilai guna pembuktian dan penginformasian.” Jelas Silvia. Terakhir, Nurdahyelni menghimbau kepada seluruh masyarakat, untuk menyimpan baik-baik dokumennya dan menjadikannya sebagai arsip, karena dokumen-dokumen seperti akta kelahiran, Kartu Keluarga, dan dokumen penting lainnya, karena dokumen tersebut adalah identitas kita sebagai Warga Negara Indonesia.

---